「今はExcelで勤怠管理しているけど、そろそろ変えたほうがいい？」「無料ツールで十分じゃない？」——そんな疑問をお持ちのクリニック経営者・事務長の方へ。
この記事では、無料ツール（Excel/スプレッドシート/LINE WORKS無料版）と有料SaaSの本当のコスト差を、隠れコストも含めて比較します。
📌 この記事の前提
- ツール代だけではなく「操作する人の時間コスト」も含めて比較
- スタッフ5名・10名・15名の3パターンで試算
- クリニック特有の要件（シフト管理・ベア評価料・パート対応）を考慮
無料ツールの実態と限界
① Excel / Googleスプレッドシート
初期費用：0円。月額：0円。 一見すると最もコストがかかりません。しかし、以下の隠れコストが発生します。
| 項目 | 内容 | 月あたり時間 |
|---|---|---|
| 勤怠データ入力 | 各スタッフの出退時刻を手入力 | 2〜3時間 |
| 月末集計 | 出勤日数・残業時間の手計算 | 2〜4時間 |
| 給与計算への連携 | 集計結果を給与システムに手入力 | 1〜2時間 |
| ミス対応 | 入力ミス・計算ミスの発見と修正 | 月に1〜2時間 |
| 有給管理 | 残日数の計算と更新 | 30分〜1時間 |
| 合計 | 6.5〜12時間 |
時価2,000円/hで換算すると、月13,000〜24,000円（年15.6〜28.8万円）の「見えないコスト」がかかっている計算です。
② LINE WORKS無料版
LINE WORKSの無料版はメッセージと簡単なタスク管理はできますが、勤怠管理（打刻・シフト・集計）の機能は含まれません。勤怠管理には有料版（月額500円〜/ID）が必要です。
有料SaaSの料金
クリニック向け勤怠管理SaaSの相場は、以下の通りです。
| サービス | 月額（5名の場合） | 勤怠＋給与連携 | ベア評価料対応 |
|---|---|---|---|
| Medical Attend | 無料〜（要問い合わせ） | ✅ | ✅ 自動計算 |
| ジョブカン | 無料（基本機能） | ✅（別途給与） | ❌ |
| freee勤怠管理Plus | 400円/ID〜 | ✅ | ✅ |
| マネーフォワード勤怠 | 300円/ID〜 | ✅ | ❌ |
| Airワーク タイムカード | 無料（5名まで） | ❌ | ❌ |
※ 各社の公式サイトで2026年7月時点の情報を確認。ただしプラン変更の可能性あり。
5年間のトータルコスト比較
| パターン（15名・5年） | ツール代 | 人件費（時価換算） | 合計 |
|---|---|---|---|
| Excel管理 | 0円 | 年15.6〜28.8万円 → 5年で78〜144万円 | 78〜144万円 |
| LINE WORKS有料 | 月500円×15名×60ヶ月＝45万円 | 年6万円 → 5年で30万円 | 75万円 |
| 勤怠SaaS（Medical Attend等） | 月数千円〜 | 年1.2万円 → 5年で6万円 | 6〜30万円程度 |
※ 人件費は事務長の時価2,000円/h、月あたりの操作時間をExcel:8h、LINE WORKS有料:3h、SaaS:0.5hと仮定。
💡 重要なのは「ツール代 < 人件費」という構図
- 無料ツールはツール代が0円でも、操作にかかる人件費が高額
- SaaSは月額数千円かかるが、大幅な時間削減でトータルコストは低くなる
- 5年間の長期で見ると、SaaS導入で数十万円〜100万円以上のコスト削減になるケースが多い
無料ツールが向いているケース・向いていないケース
✅ 無料ツールで十分なケース
- スタッフが3名以下の超小規模
- シフト管理が不要（全員平日9-17時）
- 給与計算を社労士に丸投げしている
❌ 無料ツールが逆に高くつくケース
- スタッフ5名以上
- パート・アルバイトの勤務時間が不規則
- シフト管理が必要
- ベースアップ評価料の計算が必要
- 給与計算と勤怠データを連携させたい
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