シフト表のエクセル（Excel）での作り方【完全版】テンプレート不要で今すぐ使える

「シフト表をエクセルで作りたいけど、どう組めばいいかわからない」「毎月のシフト作成に時間がかかりすぎている」——そんな悩みを持つ店長や管理者の方へ。

この記事では、エクセルでシフト表を作る方法を基本から解説します。関数を使った自動化のテクニック、見やすいレイアウトのコツ、そして「そろそろエクセルから卒業するタイミング」まで。飲食店・小売店・クリニック、どの業種でも使える汎用的な作り方です。

STEP 1：基本レイアウトを作る

シフト表の基本は「縦軸＝スタッフ名、横軸＝日付」のマトリクスです。以下の手順で作ります。

1. 1行目に日付：1日から月末まで横に並べる（=DATE(年,月,日)で自動生成すると楽）
2. A列にスタッフ名：縦にスタッフ名を入力
3. 各セルに出勤記号：シフト記号（早番・遅番・休みなど）を入力

曜日を自動表示する

日付の下の行に =TEXT(日付セル,"aaa") と入力すると、曜日が自動で表示されます。土日は条件付き書式で色を変えると見やすくなります。

STEP 2：COUNTIFでシフト数を自動集計

各スタッフのシフト回数を手計算するのは時間の無駄です。COUNTIF関数を使えば自動で集計できます。

これでシフトがきまるたびに自動で回数がカウントされるので、「◯◯さんの出勤日数、今月あと何日？」といった確認が一瞬でできます。

STEP 3：希望シフトを反映する方法

スタッフから紙やLINEで送られてくる希望シフトをエクセルに転記するのは、転記ミスの温床です。以下の方法で効率化できます。

• 別シートに希望一覧を作る：スタッフ名・日付・希望シフト区分をリスト形式で入力
• VLOOKUPやXLOOKUPで参照：シフト表の各セルから希望一覧を参照して自動反映
• 確認用の列を追加：希望と実際のシフトが一致しているか一目でわかるように

ただし、この方法でも「スタッフが希望を出さない」「提出期限を過ぎても来ない」といった根本的な課題は解決しません。希望提出の仕組み自体をデジタル化することが、本当の解決策です（後述）。

STEP 4：条件付き書式で見やすくする

シフト表がカラフルだと視認性が格段に上がります。条件付き書式で以下のように設定します。

条件付き書式の設定方法：「ホーム」→「条件付き書式」→「新しいルール」→「指定の値を含むセルだけ書式設定」で、各シフト記号に対応する色を設定します。

エクセルシフト管理の限界と卒業のタイミング

エクセルでのシフト管理は、スタッフが5〜10人までの小規模チームであれば十分機能します。しかし、以下のいずれかに該当する場合は、そろそろ専用ツールの導入を検討すべきタイミングです。

特に以下のようなケースでは、エクセル管理を続けることで機会損失や法令違反リスクが生じる可能性があります。

• スタッフの掛け持ちや短時間勤務が増えてきた
• シフト確定後も変更が頻繁に発生する
• 勤怠データと給与計算の連携が必要になってきた
• スタッフから「スマホでシフトを確認したい」という声が出ている

エクセルから卒業するなら Medical Attend

Medical Attend はシフト作成は完全無料、勤怠・給与は固定レートで使えるオールインワン管理ツールです。エクセルシフト表から3ステップで移行できます。

1. スタッフを登録（メールアドレスだけでOK）
2. シフトパターンを設定（早番・遅番・休みなどを自由にカスタマイズ）
3. スタッフがスマホからシフト希望を提出 → あなたが承認

エクセルでやってきた「日付を並べて、スタッフ名を並べて、セルに記号を入れる」という作業が不要になります。スタッフの勤務時間集計や給与計算、ベースアップ評価料の自動計算までシームレスに連携。